Die Dokumentation ist Voraussetzung für die Abrechnungsfähigkeit des Hauskrebs-Screenings. Seit 2009 erfolgt die Dokumentation elektronisch, wobei zur Datenerfassung nur eine von der KBV zertifizierte Software benutzt werden darf. Die KBV veröffentlicht im Internet regelmäßig Zulassungslisten, die frei zugänglich sind (http://www.kbv.de/html/5614.php).
Die elektronischen Eingaben werden am Ende des jeweiligen Quartals als Datensätze an die zuständige KV übermittelt. Akzeptiert werden alle Medien, die auch für die Abrechnung eingesetzt werden können.
Wird die Erstuntersuchung von hausärztlich tätigen Fachärzten für Allgemeinmedizin, Internisten, praktischen Ärzten und Ärzten ohne Gebietsbezeichnung durchgeführt, gelten folgende Parameter zur vollständigen Dokumentation:
Arztnummer
Alter und Geschlecht des Versicherten
Verdachtsdiagnose, nach den Hautkrebsarten differenziert (Malignes Melanom, spinozelluläres Karzinom, Basalzellkarzinom)
Es wird außerdem angegeben, ob das Screening gleichzeitig mit der Gesundheitsuntersuchung durchgeführt wurde.
Ist der Erstuntersucher Facharzt für Haut- und Geschlechtskrankheiten, so gilt für die Dokumentation:
Arztnummer
Alter und Geschlecht des Versicherten
Bei Vorliegen einer Überweisung zur Abklärung eines auffälligen Befundes aus dem HKS die Angabe der Verdachtsdiagnose
Verdachtsdiagnose des untersuchenden Facharztes für Dermatologie nach Hautkrebsarten differenziert
histopathologischer Befund und, soweit bereits bekannt, das Grading